ochiai/pv_organization

重要

• 講演者やスピーチを行う人が特定の誰かに対して特定の言及をしない、ということをnegotiation のときに約束しているように思うので、これを講演者や座長などに伝達しておく必要がある。

当日の会場で必要なもの

• 当日受付は、九大の学生（佐々野、山口、岡本）が行う。東京には前日入り。
• 月曜ですが、 (1) 学内に掲示板を借りに行って案内掲示を出したり、という事前準備のために、九大の学生（佐々野、山口、岡本）と日本人関係者（佐藤、広中、落合）は10:30までに佐藤研究室においでいただければと思います。 (2) フランス人（Sofiane, Marcus) は11:30に会場に来てもらって、お昼を食べながら打ち合わせ。要時間連絡。13:00のレジストレーションには戻ってきている。
• お茶・お菓子の買い出し，特に初日。どこで買うかのアドバイス（裏の計画道路沿いの新しいお店）。
• 配布物：プログラムとアブストラクト，昼食・レセプション会場地図
• 配布物のデータ作り、印刷、持参：すべて九大で担当。
• 名札 name tag. 九大から租借し持参。
• 受付表（レセプションへの参加不参加の欄を設けておく。）、確定している人たちの分の受付表を名前入り（アルフアベット順）で作っておいてくださると，受付もスムーズにいきますし，それにレセプション出席も書き込んでおくと人数の把握もできて便利。落合が当日までに用意する。

昼食

• Q:セントポールズ会館は８月以降もレストランの営業をしていますか？ A:大変良い質問で、会合の時期にはやっていないということをすでに確認してあります。ただし、最近、学内にタリーズが入り、そこで軽食（サンドイッチとかスパゲッティ）は食べられるようになりました。
• 「リビエラ」(=旧白雲閣）は（ちょっと高めの和食ランチとして）良いと思います。 リビエラの手前側に「リビエラカフェ」というのもできました。
• ホームページの「立教大学ご近所ランチマップ」はかなり網羅的で（日本人には）いいと思います。 ただし、閉まってしまった店、模様替えした店などもあるので、注意しておくべきかも。

コーヒー

• 午後のコーヒー（学内のタリーズでポットで買う）は50人分頼みますか?それとも40人?
• コーヒー、ポット配達。単価200円かける50人、タリーズ(学内)、スタバ(近所)。午後のお茶の時間、月火木？
• M201 で控え室（お茶）。数理物理のときの経験をふまえて。
• 写真を撮る。集合写真。photo session. 火曜の午前中をdefault では計画しておく。悪天候なら後ろの日にずらせるように。

Reception:

• 出席者の計算(as of 8/25 広中)。仏講演者６ ＋ Hubert＋１＋Nicole +１＝ １０。 米講演者 ２。日本人講演者(小林・伊師・雪江をのぞき）７（広中西山松本佐藤池田谷口高瀬）西山さんはどうだろう？・非講演者 (落合佐々野山口岡本木村) ５ = 12。 その他連絡：松木敏彦・野村隆昭・小木曽・和地=4。 来ると信じている人：小森(立教）・杉山・中筋・上野（聖マリアンナ）・宮崎（北里)。 （ここまでで 10+2+12+4+5=33人）
• 出席の返事のあった人：野村(7/15)、高瀬(8/8)、松木(8/25)、小木曽、和地(8/25)、なお、落合佐々野山口岡本の４名も出席。中筋(8/26)。
• 料金徴収も受付で行う。
• 会場は東京芸術劇場2階アルテアトロ（担当：佐山）。
• 9/4, 18:30-20:30。18：00 開場です。早く着いた人たちには、飲み物がサーブされます。入り口に受け付け用テーブルを出してもらいますので、そこで、個人負担分を集めることにします。
• 1 人前5400 円（消費税込）で依頼、当日の人数で清算。 アルコール類の別途注文は結局割高でもあり、管理も大変ということで、飲み放題になりました。 個人負担のモデル計算は以下のようになります。働いてくれる学生3 名は無料、学割適用の学生は5 名という前提で計算。この表を参考にして、当日の参加者数の見積もりをした後で、実際に集める金額を確定したいと思います。 学振の予算は 5,400*30=162,000。

  参加者	差額	大人	子供
  30	0	0	0
  35	27,000	1,000	0
  40	54,000	1,600	560

• 案内(rsnt, hyogenron), 広中さん担当（8/25 済み)。
• 懇親会への出欠をあらかじめ連絡してくれるとうれしいと書く、人数を把握するために。
• 連れ：連れがいるときは，どうぞと誘うことにしましたね．受付表で，人数の把握もすると楽なので，連れのいる人はその分も書いて（マークして）もらうようにするのでいかが？で，連れの分は3000くらいいただく（未確定）．（このお金はどうせ外人だけのはずで，個人的にすればよいこと．．．私がするので構いません．Hubert, Nicole の２組か？）(広中、6/25)
• 普通の参加者から2000円「程度」。額は参加者人数に依存するので難しい。
• 学生（院生）はディスカウントする。例えば1000円とか。
• レセプション会場は、 金額その他詳細はこれから詰めますが、 100人くらいまでは入れる会場なので、 完全貸切は無理で、半分仕切るような形になると思います。 （完全貸切の目安は総額35万円程度とのこと） 人数が予算にある30人を大きく超えれば超えるほど、 個人負担分を多くとらないとつじつまが合わなくなるので、 その見積もりが悩ましい。 おそらく1000円では、無理だと思います。(Sato, 6/29)

その他、

• Internet connection. visitor 用。M202の外のパソコン使って、外に出られる？しないと決定。

プログラム関係：

• 6/24 の夜に３人で準備会合を京都で開いた。
• 6/25 に、フランス側主催者、日本人講演者、Bump+Chinta に tentative program を送り、確認をお願いした（済）。Hubert へはフランス側主催者経由。確認したとの返事あり(Sofiane, 7/10)
• Stanton への連絡担当がどうなっているか？？（フランス側？落合？）
• 小林：自分の講演は月曜の最初のスロットを明示的に希望。(6/10頃)
• 小林(6/25)：Clerc の講演の枠を前半にしてほしいという希望。これを取り込んでreviseした。
• 講演は60分。休憩が15分。プログラムに付随して明記した。
• 初日の冒頭に opening address, 最終日の終わりに closing address を入れる。人選、時刻などは後で考える。
• opening は落合、closing はフランス側(Marcus: need confirmation)を想定。

座長

• 二国間セミナーなので，フランス人にも頼む方がよいようにも思います．それは「日本人で足りなかったら」でも構いませんが．(広中, 6/25)
• 座長案(June 27)。月：高瀬、火：Clerc、落合、水：Souaifi、木：Stanton、広中、金：Slupinski。考え方：主催者の４人＋他３人。フランスと日本が３人ずつでアメリカから一人でバランスを取った。
• Hubert が座長をした方がいいと判断される場合は、Clerc と入れ替える。Hubert が来日した時に（つまり集会の１週間ほど前に）、誰かが会ったときに直接依頼できるとスムース。断られたら、Clerc にお願いする。

海外からの来日日程(や旅費)に関するメモ

• Issue: 8/23 とか、8/30, 31 に誰かが成田に行くか？（行かなくていいと思うけど。）東京のホテルで誰かが会うか？（立て替えてある旅費の手渡しなどを想定。）
• Chinta: 参加可能性は75%。金曜日の講演は避けたい (5/31)。広中さんからpush のメールを書いてもらうことにする(6/28)。
• Clerc: 杉山担当。5/28 ごろに、旅費に関するメールの文案あり。hotel 情報の連絡を6/3 にした。8/30成田着(杉山メール 7/11)。
• 落合の滞在ホテルは京王プレッソイン池袋。
• P.Harinck, Sofiane, Marcus, Nicole(+partner Pierre) は8月23日成田着(広中メール 6/6)。
• P.Harinck, Sofiane, Marcusは，同一行動，同じホテルで，３泊ほど東京（浅草），のち京都に行き， たぶん8/31（日）に再上京．ホテルも予約済み．
• 京都では，Nicole(+1), Hubert(+1)もP.Harinck, Sofiane, Marcusに合流のはず．
• Nicole(+1), Hubert(+1) は ３０日（土）から６日（土）まで早稲田の宿舎 染谷国際会館 Nicole=301 (tel: 03-5273-8648), Hubert=302 (tel: 03-5273-8649)
• Nicole(+1), Hubert(+1) については， 「ゲストハウスの予約は入れたが，強要はしたくない．ホテルかゲストハウスか自由に決めて改めて結論を知らせて」とやりとりをした結果なので，もう変わらないはず．部屋に internet あり．(ここまで広中メール6/6)
• Pascale Harinck, Sofiane, Marcus, Hubert Rubenthaler (with his companion Anne) and Nicole Bopp (with her husband Pierre)

  all arrive Tokyo Narita at 7.50 am Sunday August 24 on Lufthansa LH 710 from Frankfurt.

  From August 24-28 P. Harinck, Sofiane, Marcus will be at :

  Ryokan Asakusa Shigetsu Hotel, 1-31-11 Asakusa,  Taito-ku,  Tokyo

  and then August 28-31 in Kyoto at :

  Matsubaya Ryokan 600-8150 Kyoto .

  From August 31-September 6. Marcus and J-L. Clerc will be at the

  Hotel Metropolitan Tokyo 171-8505  Tokyo Toshima Ward.

  Pascale Harinck, Sofiane, Marcus, Hubert Rubenthaler (with his companion Anne) and Nicole Bopp (with her husband Pierre) fly out of Narita

  on Lufthansa LH 711 at 9.45 on Saturday September 6.

  S. Mehdi

  Arrival: airport Tokyo-Haneda (terminal I) at 16h on Sunday, August 31st (flight All Nippon Airways, NH 216)
  Departure: airport Tokyo-Haneda (terminal I) at 10h25 on Saturday, September 6th (flight All Nippon Airways, NH 215)
  Hotel: The B Ikebukuro, Tokyo,1-39-4 Higashiikebukuro Toshima Tokyo 170-0013. Cell phone number: +33 6 17 49 27 53

  August 31 to September 6, P. Harinck will be staying at the

  Hotel Metropolitan Tokyo, 171-8505  Tokyo Toshima Ward.

  Jean-Louis Clerc’s schedule :

  arrival in Narita August 30, 12h 10 vol NH0206 ;
  departure from Haneda September 07, 10h 25 vol NH0215 ; 
  Hotel Metropolitan Tokyo 1-6-1 Nishi-Ikebukuoro from Saturday August 30 to Saturday September 06 (included).

  Sofiane will be at the

  Hotel Metropolitan, 71-8505 Tojyo Toshima Ward from August 31-September 6.

  H. Rubenthaler and N. Bopp will be in the guest house of Yumiko’s university August 30-September 6.
• August 23 Saturday Bob Stanton and Elizabeth Stanton arrive at Narita 4:00 PM.

  Then Dai-Ichi Hotel - Tokyo 1-2-6 Shimbashi, Minato-ku, Japan +81-3-3501-4411

  August 27 Wednesday Bob and Elizabeth take Shinkansen to Kyoto.

  Then  Kyoto Brighton Hotel     Nakadichiuri, Shinmachi-Dori, Kamigyo-ku, Kyoto  +81 75 441 4411

  August 30 Saturday Bob and Elizabeth take Shinkansen to Tokyo.

  Then     Hotel Metropolitan  1-6-1 Nishi-Ikebukuro   Toshima-ku   +81 (0)3 39801111

  August 31 Sunday Elizabeth departs from Narita.

  Bob Stanton remains at the Hotel Metropolitan until the end of the conference.

  September 6 Saturday Bob departs from Narita.

• Bump: 参加を表明(5/21). 松本担当。不参加との連絡あり。(6/27)
• Koufany: 来られないことになったので、講演者リストから削除。

食事

• Chinta , インド人, vegatablean
• Sofiane は宗教的に豚肉だめです．一緒にレストランに行ったり，他の人が食べるのは大丈夫．

Program: version June 26：このバージョンで７月頭にメーリンリストに流し、web でも公開した。

Monday

• 13:45 opening address, 諸連絡 (by organizers)
• 14:00 Kobayashi (本人がこの枠を希望)
• 15:15 Souaifi [主催者の一人として初日に。]
• 16:30 Yukie (吉田塾。初日に限定)

Tuesday

• 10:00 Ishi (月火に限定。合同シンポジウム)
• 11:15 Chinta (金はダメ。なので前半に入れた)
• 14:00 Hironaka (希望。早めに講演を終えた方が動きが取りやすい)
• 15:15 Clerc (小林さんの指示)
• 16:30 Nishiyama (本人からの申し出はないが、伊師君と同じ限定があるはずなので月火で組んだ.）

Wednesday

• 10:00 Stanton (Hubert の考えが分からないが最終日を避けてみた)
• 11:15 Matsumoto
• Free discussion in the afternoon

Thursday

• 10:00 Mehdi
• 11:15 Sato
• 14:00 Harinck
• 15:15 Ikeda (月は整数論サマースクールと重なるので後半に)
• 16:30 Slupinski [主催者としてreception の前の枠に入れた]

Friday [考えがあって、金曜日は比較的数論的な話題とした]

• 10:00 Taniguchi
• 11:15 Takase

受付表(ordered by the alphabets of the last names)：料金は要検討。

「出席欠席」の返事があった人にa と印を付けています。欠落していたら教えてください。フランスからの参加者の出欠はどうしますか？