ochiai/pv_organization の履歴(No.21)

プログラム関係：

6/24 の夜に３人で準備会合を京都で開いた。
6/25 に、フランス側主催者、日本人講演者、Bump+Chinta に tentative program を送り、確認をお願いした（済）。Hubert へはフランス側主催者経由。確認したとの返事あり(Sofiane, 7/10)
Stanton への連絡担当がどうなっているか？？（フランス側？落合？）
小林：自分の講演は月曜の最初のスロットを明示的に希望。(6/10頃)
小林(6/25)：Clerc の講演の枠を前半にしてほしいという希望。これを取り込んでreviseした。
講演は60分。休憩が15分。プログラムに付随して明記した。
初日の冒頭に opening address, 最終日の終わりに closing address を入れる。人選、時刻などは後で考える。
opening は落合、closing はフランス側(Marcus: need confirmation)を想定。

座長

二国間セミナーなので，フランス人にも頼む方がよいようにも思います．それは「日本人で足りなかったら」でも構いませんが．(広中, 6/25)
座長案(June 27)。月：高瀬、火：Clerc、落合、水：Souaifi、木：Stanton、広中、金：Slupinski。考え方：主催者の４人＋他３人。フランスと日本が３人ずつでアメリカから一人でバランスを取った。
Hubert が座長をした方がいいと判断される場合は、Clerc と入れ替える。Hubert が来日した時に（つまり集会の１週間ほど前に）、誰かが会ったときに直接依頼できるとスムース。断られたら、Clerc にお願いする。

海外からの来日日程(や旅費)に関するメモ

Issue: 8/23 とか、8/30, 31 に誰かが成田に行くか？（行かなくていいと思うけど。）東京のホテルで誰かが会うか？（立て替えてある旅費の手渡しなどを想定。）
Chinta: 参加可能性は75%。金曜日の講演は避けたい (5/31)。広中さんからpush のメールを書いてもらうことにする(6/28)。
Clerc: 杉山担当。5/28 ごろに、旅費に関するメールの文案あり。hotel 情報の連絡を6/3 にした。8/30成田着(杉山メール 7/11)。
落合の滞在ホテルは京王プレッソイン池袋。
P.Harinck, Sofiane, Marcus, Nicole(+partner Pierre) は8月23日成田着(広中メール 6/6)。
P.Harinck, Sofiane, Marcusは，同一行動，同じホテルで，３泊ほど東京（浅草），のち京都に行き，たぶん8/31（日）に再上京．ホテルも予約済み．
京都では，Nicole(+1), Hubert(+1)もP.Harinck, Sofiane, Marcusに合流のはず．
Nicole(+1), Hubert(+1) は３０日（土）から６日（土）まで早稲田の宿舎染谷国際会館 Nicole=301 (tel: 03-5273-8648), Hubert=302 (tel: 03-5273-8649)
Nicole(+1), Hubert(+1) については，「ゲストハウスの予約は入れたが，強要はしたくない．ホテルかゲストハウスか自由に決めて改めて結論を知らせて」とやりとりをした結果なので，もう変わらないはず．部屋に internet あり．(ここまで広中メール6/6)
Pascale Harinck, Sofiane, Marcus, Hubert Rubenthaler (with his companion Anne) and Nicole Bopp (with her husband Pierre)
```
all arrive Tokyo Narita at 7.50 am Sunday August 24 on Lufthansa LH 710 from Frankfurt.
```
From August 24-28 P. Harinck, Sofiane, Marcus will be at :
```
Ryokan Asakusa Shigetsu Hotel, 1-31-11 Asakusa,  Taito-ku,  Tokyo
```
and then August 28-31 in Kyoto at :
```
Matsubaya Ryokan 600-8150 Kyoto .
```
From August 31-September 6. Marcus and J-L. Clerc will be at the
```
Hotel Metropolitan Tokyo 171-8505  Tokyo Toshima Ward.
```
Pascale Harinck, Sofiane, Marcus, Hubert Rubenthaler (with his companion Anne) and Nicole Bopp (with her husband Pierre) fly out of Narita
```
on Lufthansa LH 711 at 9.45 on Saturday September 6.
```

August 23 Saturday Bob Stanton and Elizabeth Stanton arrive at Narita 4:00 PM.

Then Dai-Ichi Hotel - Tokyo 1-2-6 Shimbashi, Minato-ku, Japan +81-3-3501-4411

August 27 Wednesday Bob and Elizabeth take Shinkansen to Kyoto.

Then  Kyoto Brighton Hotel     Nakadichiuri, Shinmachi-Dori, Kamigyo-ku, Kyoto  +81 75 441 4411

August 30 Saturday Bob and Elizabeth take Shinkansen to Tokyo.

Then     Hotel Metropolitan  1-6-1 Nishi-Ikebukuro   Toshima-ku   +81 (0)3 39801111

August 31 Sunday Elizabeth departs from Narita.

Bob Stanton remains at the Hotel Metropolitan until the end of the conference.

September 6 Saturday Bob departs from Narita.

Bump: 参加を表明(5/21). 松本担当。不参加との連絡あり。(6/27)
Koufany: 来られないことになったので、講演者リストから削除。

当日の会場で必要なもの

当日受付は、九大の学生が行う。設営も込めて早めにくる。前日入り？
岡本、山口、佐々野に出席することを確認する。(岡本、山口は確認済み 6/25, ochiai)
お茶・お菓子の買い出し，特に初日。どこで買うかのアドバイス（裏の計画道路沿いの新しいお店）。
配布物：受付表（レセプションへの参加不参加の欄を設けておく。）、プログラムアブストラクト，昼食・レセプション会場地図
配布物のデータ作り：分担を決める必要あり。（九大が担当？）
配布物の印刷：立教にお願いできる？

Reception:

とりあえず、会場は東京芸術劇場2階アルテアトロ（担当：佐山）で確保しました。(Sato, 6/29)
案内(rsnt, hyogenron, 広中さん担当、プログラム時間割が確定したら流す)。
懇親会への出欠をあらかじめ連絡してくれるとうれしいと書く、人数を把握するために。
旅費を出す人の懇親会出欠状況を確認する（人数の把握のため）。
reception 出席者の人数カウント：フランス（講演者５、講演しない人2+2）、アメリカ３人＝海外から１２人。日本でリストにある人：１１人。日本でリストにない人（たとえば、小木曽、杉山、上野、西山etc.）
出席の返事のあった人：野村(7/15)、高瀬(8/8)
連れ：連れがいるときは，どうぞと誘うことにしましたね．受付表で，人数の把握もすると楽なので，連れのいる人はその分も書いて（マークして）もらうようにするのでいかが？で，連れの分は3000くらいいただく（未確定）．（このお金はどうせ外人だけのはずで，個人的にすればよいこと．．．私がするので構いません．Bump. Hubert, Nicole の３組か？）(広中、6/25)
普通の参加者から2000円「程度」。額は参加者人数に依存するので難しい。
学生（院生）はディスカウントする。例えば1000円とか。
レセプション会場は、金額その他詳細はこれから詰めますが、 100人くらいまでは入れる会場なので、完全貸切は無理で、半分仕切るような形になると思います。（完全貸切の目安は総額35万円程度とのこと）人数が予算にある30人を大きく超えれば超えるほど、個人負担分を多くとらないとつじつまが合わなくなるので、その見積もりが悩ましい。おそらく1000円では、無理だと思います。(Sato, 6/29)

その他、

写真を撮る。集合写真。photo session. 火曜の午前中をdefault では計画しておく。悪天候なら後ろの日にずらせるように。
Room: M202 が明るい。202で会議をしよう。まだ予約はとれてない。とれたらアナウンスを変更。 M201 で控え室（お茶）。数理物理のときの経験をふまえて。：これは決定した。(Sato, 7/3)
コーヒー、ポット配達。単価200円かける50人、タリーズ(学内)、スタバ(近所)。午後のお茶の時間、月火木？
Internet connection. visitor 用。M202の外のパソコン使って、外に出られる？しないと決定。
名札 name tag. 九大から租借し持参？

食事

Chinta , インド人, vegatablean
Sofiane は宗教的に豚肉だめです．一緒にレストランに行ったり，他の人が食べるのは大丈夫．

Program: version June 26：このバージョンで７月頭にメーリンリストに流し、web でも公開した。

曜日	10:00	11:15	昼	14:00	15:15	16:30
月				小林	Souaifi	雪江
火	伊師	Chinta		広中	Clerc	西山
水	Stanton	松本
木	Mehdi	佐藤		Harinck	池田	Slupinski
金	谷口	高瀬

Monday

13:45 opening address, 諸連絡 (by organizers)
14:00 Kobayashi (本人がこの枠を希望)
15:15 Souaifi [主催者の一人として初日に。]
16:30 Yukie (吉田塾。初日に限定)

Tuesday

10:00 Ishi (月火に限定。合同シンポジウム)
11:15 Chinta (金はダメ。なので前半に入れた)
14:00 Hironaka (希望。早めに講演を終えた方が動きが取りやすい)
15:15 Clerc (小林さんの指示)
16:30 Nishiyama (本人からの申し出はないが、伊師君と同じ限定があるはずなので月火で組んだ.）

Wednesday

10:00 Stanton (Hubert の考えが分からないが最終日を避けてみた)
11:15 Matsumoto
Free discussion in the afternoon

Thursday

10:00 Mehdi
11:15 Sato
14:00 Harinck
15:15 Ikeda (月は整数論サマースクールと重なるので後半に)
16:30 Slupinski [主催者としてreception の前の枠に入れた]

Friday [考えがあって、金曜日は比較的数論的な話題とした]

10:00 Taniguchi
11:15 Takase